Bussines・仕事の悩み

職場で誰とでも簡単に信頼関係を作る5つの方法!コミュニケーション術

 職場でのコミュニケーションに悩んでいませんか?

コミュニケーションが苦手で悩んだり、うまく人間関係を作ることができなかったり、仕事の進み具合に影響していることがあったりと、職場の人数が多かろうと少なかろうと必ず出てくる悩みの1つかと思います。

うまくとれてないと出勤するのも嫌になっちゃいますよね。

人によっては「あいつはうまくやっているよなぁ」とか「後輩から慕われてるよね」とか、うまくコミュニケーションを取れている人たちが周りにいるでしょう。

そういった人たちのように周りとのコミュニケーションを円滑に取っていければ、これからの人生がとても楽になると思いませんか?

仕事におけるコミュニケーション能力は人間関係を円滑にするだけではなく、仕事の効率化や給料にも関わってくる非常に大事な能力になります。

今回は「上司」が「部下」とどのようにコミュニケーションを取れば、信頼され、部下が生き生きと働けるモチベーションを上げていく方法についてお伝えします。

・部下とうまくコミュニケーションが取れていない気がする

・どうやって接したらいいか迷ってしまう

・どんな言葉で話したら分かりやすいかな?

こんな悩みの方におすすめの記事なので、最後まで読んで頂ければ明日から活かせます。

ではいってみましょう!

レッテル効果を活用する

レッテル効果とは、周りの人々から掛けられた声に知らず知らずのうちに影響を受け、あたかも自分は「そういう人間なんだ」と自然とその言葉どおりに人格が形作られる効果のことを言います。

例えば子供に「きみはみんなに優しい子だね」「なにをスポーツ万能だね」などと親に言われて育つと、きっとみんなに優しい子でいようと思い続けます。

もし上司から「この企画書のこの表がとても分かりやすくて素晴らしい!」と褒められたら、きっと次も一生懸命認められるように努力をして期待に応えようとします。

このレッテル効果の目的は、部下のやる気を引き出して、モチベーションアップさせることです。

この方法を使うときに重要なことが1つだけあります。それは、ポジティブな言葉を使ってあげるということです。

上司
上司
これまだ早いかもしれないけどさ

このような言い方をしてしまっては逆効果です。けっこうやってしまいがちですよね…

ネガティブな言い方をするのではなくポジティブな声がけをすることで、

「僕は認めてもらえている」

と思わせることが重要です。

悪い例
上司
上司
君にはまだ難しいと思うが…
きつね君
きつね君
(アイディアはあるけど、笑われるかもしれないから黙っておこう…)
良い例
上司
上司
きつね君は例の件詳しかったよね?ちょっと教えてもらえる?。
きつね君
きつね君
(頼りにしてくれて嬉しいな。あのアイディアを話してみよう…)

良い例のように「君を信用しているよ」と感じさせる言葉で、ポジティブなレッテルを張るだけで、あなたへの信頼度も上がり、部下のモチベーションも大きく変わります。

伝えたい内容が同じでも、部下があなたから受け取るメッセージは大きく変わります。

なかなか部下が思う通りに動かないと悩んでいる方は、ぜひ試してみてください。

イメージを具体化する

部下のパフォーマンスを上げるには、目標やビジョンを持つ上で、明確なイメージを思い描いてもらう必要があります。

イメージは具体的であればあるほど効果が上がります。

理想のイメージを描く

「もっと効率よく仕事をすれば、メリハリのある充実した毎日をすごせるはず。」

この文章を読んだら、みなさんそれぞれに違うイメージを抱くことと思います。

なぜなら文章中の『効率よく』『メリハリ』『充実した毎日』という言葉が非常に抽象的だからです。

通常の会話では抽象的に話すことは非常に多いと思いますが、部下と話すとき、特に結果を出してもらいたいときの指示に関しては抽象的に話すのは非常に危険です。

抽象的に目的や目標を伝えると、結果までの行動意欲がわきずらくなります

なぜなら理想の状態が具体的でないので、まずなにをすればいいか分からず、最初の一歩が踏み出しにくいからです。

イメージは具体的に

仕事をする上ではそれぞれの会社、部署で目標が必ずあると思います。

・今月の売り上げ目標○○〇万円

・顧客獲得数○○○件

・販売目標点数○○点

などなど。

こういったものは個人目標もあれば全体の目的もあると思います。

組織のトップや部署のトップはこの目標から細分化し、細かく道筋を立てられると思いますが、部下によっては、イメージがなかなかわかない場合もあります。

そこで上司が、大きな目標を具体的に細分化し、誰が聞いても同じように理解できる状態に落とし込むことが必要になります。

上記の目標の抽象的な場合と、具体的な場合は、

抽象的
上司
上司
今月のうちの部署の売り上げ目標は1,000万円だ!!みんな、必ず達成させてくれ!
具体的
上司
上司
今月のうちの部署の売り上げ目標は1,000万円だ!!1週間で250万円、1日33万だ!A君の担当の顧客様で〇〇〇万円は必ず達成してくれ!B君は新規客で○○人獲得が目標、○○万円は売れるだろう!C君は○○会社にアポを取って資料を3日後までに作ってくれ! ではみんな宜しく!

と、このようになります。

抽象的に伝えるのは非常に楽ですが、結果に結びつくまでに時間がかかることはもちろん、部下自身がまずなにをすればいいか迷ってしまいます。

今までより、少しでも具体的に指示や目標を伝えるだけで、動きが変わり、部下が何をしているかが明確になるのでコミュニケーションも非常に取りやすくなります。

部下にとっても、やるべきことが明確になることによって、脳にその情報がインプットされ、必要としているものを引き寄せるアンテナの感度が高まるというメリットもあります。

自発性を引き出す

仕事を円滑に進めていく中では、部下が受け身ではなく、積極的に取り組むようになることが非常に重要です。

そのためには上司であるあなたが、ただ指示命令を行うばかりではいけません。

部下の内面を知り、うまく誘導し考えていることや思っていることを引き出すことが大切です。

部下を知ることで意識を上げる

なぜ自発的に動けないのか、もしくは動かないのか。

・自分の役割や具体的な仕事をよく理解していない

・仕事の組み立てができていない

・仕事の目標を知らない

部下が動かない理由はこのようなことが多いからです。

上司からすれば「なんでそんなこともできないんだ!!!」と怒りたくなるような理由ですが、共通する分かりやすい理由は仕事が【自分事】になっていないからです。

・やりたくないけど給料が欲しいから仕方なくやる。

・僕がやらなくても、Aさんがやるから大丈夫でしょう。

・それなりに終わらしたからもう今日はいいかな。

こういった気持ちを持ったままでは、いつまでたっても上司の思い通りには仕事をしてくれません。

入社時によほどの熱量を持って入ってきた新人でない限り、こういった社会人は非常に多いと思います。

このような部下を変えるのは時間がかかりますが、上司としては避けて通れない部分です。

この考え方を変える為に重要なことは、部下を知るということです。

今まで通り、指示出し、報告の繰り返しだけではいつまでたっても部下は自発的には動きません。

具体的にどうするのかというと

いつも通り
上司
上司
きつね君。この書類月曜までに仕上げておいてくれ。(毎月頭にいつもやっていることなんだからやっておいてくれよ……)
きつね君
きつね君
はい。わかりました。(またこれかぁ…面倒だけどやるしかないか…)
引き出す言い方
上司
上司
きつね君。毎月月曜に出してもらっている書類、君のまとめ方が一番分かりやすくて助かるんだ。また今月もよろしく。
きつね君
きつね君
はい。わかりました。(あれ、意外によかったんだ。じゃあちょっとまじめに作ってみようかな)

引き出す場合には、相手(部下)の人間性や価値観を知らなければ自発性を引き出そうにも、的外れになりかねません。

部下に対して一人の人間として興味を持ち、どんな気持ちで仕事に取り組んでいるのか、仕事の中で何を得たいと望んでいるのか、どんな人生を送りたいと思っているのか、その人の思いを汲み取ることが必要になります。

上司としてのプライドがあるから、そんなことは話したくない、話す時間もない、知ったからって変わるとは思えないという方も中にはいるでしょう。

そのような場合は、あなたが直接話さなくても対象となる部下とその周りにいる部下に聞くことでもある程度の情報は手に入れることはできると思います。

・相手が喜んでくれることでモチベーションが上がる

・褒められることでモチベーションが上がる

・自分の能力を試したい、試せる状況でモチベーションが上がる

・追い込まれた状況でモチベーションが上がる

などなど。

人によってスイッチが入るシチュエーションは様々です。

部下がどのような価値観で仕事をしているのか、どのような言葉でやる気になるのか。

それを、部下と話をする中で探したり、周りに聞いて探したりします。

正直、自発性を引き出すって大変ですし、ある程度の時間がかかります。

最初は面倒に思うかもしれませんが、職場でのコミュニケーションを取るため、仕事を円滑に進めるためにも、自発性を引き出すことができれば、相互間のストレスが大幅に減ることは間違いないです。

部下が、ちょっとやってみようかなと感じる瞬間を上司が作ってあげれば、より一層やる気を出して仕事に取り組むでしょう。

言いにくいことを言いやすくする関係作り

相手を叱る時も、褒める時も、相手が受け止めやすい「伝え方」をすることで、意思の疎通がスムーズになります。

部下との関係性も非常に円滑になるので、参考にしてみてください。

部下が受け止めやすい伝え方

始めて部下を持った時や、子供が悪いことをした時など、どう叱ればいいか悩むときってありますよね。

例えば、ビジネスマナーがまだ身についていない新入社員に、

「なんだ君!その態度は失礼だぞ!!!」

って怒りたくなる時もあると思います。

そんな時どう表現したら、相手が納得し受け止めることができるでしょうか。

そんな時は、

「今の君の態度、不愉快に感じたんだけど、君はどう思っている?」

という風に伝えてみましょう。

これは相手に対する決めつけた表現ではなくて、あくまでも「私はこう感じた」という感想の形を取っているので、相手が受け止めやすくなるのです。

悪い例
上司
上司
なんだ君!!その態度は失礼だぞ!!!
きつね君
きつね君
すみません…(そんな頭ごなしに怒らないでよ…)
良い例
上司
上司
今の君の態度社会人としてはあまり良くなかったよ。どこがいけないかわかるかな?
きつね君
きつね君
ほんとですか?失礼いたしました!自分ではよくわかりません。教えて頂けますでしょうか?

部下ができてないことに対し、理由も聞かずに叱ったり怒ったりするのはやめましょう。

以降の信頼関係は結べなくなると思って間違いないです。

上記の例のきつね君は素直に聞いてきましたが、実際はそううまくはいかないかもしれません。

ですが、問題が起こった時に部下のしたことによって上司であるあなたがどう思ったのかを伝え、なぜそうなったか原因を部下に聞いてみる。

聞いてみたらたいして怒るようなことではなく、逆に上司のミスだったということも少なくありません。

叱る時、怒る時こそ、決めつけではなくきちんと聞いてあげることで、部下も受け止めやすくなり、結果あなたへの信頼感が増してくるのです。

このやり方は、ほぼほぼどんな部下に対しても当てはまると思います。

上司の立場であるあなたも昔は理不尽に叱られることも多かったと思います。

僕も頻繫にやられてました。そういう上司って周りからも信頼されてないですよね。

これができると、あなたに対しての部下の見方も変わってきます。

『初歩的なことだけど聞いたら怒られるなぁ』って悩んでいる部下も、あなたには聞いてくるかもしれません。

これってすごく重要なことなんです。

その部下が初歩的なことを誰にも聞けずにそのまま仕事を続けていたら、あとで取り返しのつかないミスをするかもしれないのです。

それをあなたと部下との信頼関係で未然に防ぐことができるのです。

最初は怒りたくなる気持ちをグッとこらえ、冷静に部下に話してみてください。

きっと部下との関係性も今までよりも良くなるはずです。

部下の心を開く褒め方

部下に限らず、あらゆる人とスムーズにコミュニケーションを取るために必要なのは『褒める技術”』です。

日頃から自然な形で相手を褒めるにはどうしたら良いのか、考えてみましょう。

基本は感謝

米国の心理学者、アブラハム・マズローの欲求段階説によると、私たち人間の欲求は5段階のピラミッド構造になっていて、その中でも非常に重要なのが、

・「承認の欲求」…自分の存在や価値を認めてほしいという欲求

・「自己実現欲求」…自分の持っているものを活かす、自分らしく生きたいという欲求

この2つになります。

会社で部下との関係性を考えたときに必要なのが「承認の欲求」になります。

部下はいつも自分に自信を持って仕事をしているわけではありません。

それを理解したうえで、「自分は必要とされている存在なんだ」と部下に感じさせてあげる。

もしくは実感できるように関わり、承認欲求を満たしてあげる必要があります。

日本人の多くは、褒めることも、褒められることも苦手意識を持っています。

けれども「褒める」という行為は相手の存在とその価値を認める行為であり、相手の心を開いて信頼関係を作る大きな効果があります。

そこで、人を褒めるのが苦手という方におすすめなのが、相手に感謝とねぎらいの言葉をかけること。

感謝するということは、まさに「あなたの存在価値を認めています」という承認のメッセージなのです。

上司
上司
もう少しで大問題になるところだったよ。いつも細かいところに気付いてくれてありがとう!!
上司
上司
君の資料はいつもまとまっていてわかりやすくて、助かるよ!これからもよろしくな!
上司
上司
きみ、いつも元気がいいね。とても気持ちがいいよ!その調子でね!

誉め言葉を伝えるときは、感謝の言葉とセットにすることでより効果が高まります。

感謝の気持ちを伝えると同時に相手のどんなところをいいと思っているのか、そしてそれがどういう効果をもたらしているのか、ということを明確に伝えることです。

まとめ

今回は「信頼関係を作る5つの方法」をご紹介しました。

人と働く上では必ず人間関係だったり、コミュニケーションで悩みはありますよね。

今回ご紹介した5つはすぐに実践できて効果が出やすいものだと思います。

僕もこれまで200人以上の人材育成を行ってきたので、いろんな部下がいました。

コミュニケーションを取るきっかけを作るのはもちろん僕から積極的に行います。

部下を伸ばす為、コミュニケーションを取る為には、上司であるあなたから歩み寄らないことにはなにも始まりません。

苦手な方も多いかと思いますが、少しずつでも声を掛けて関係性がさらに良くなったら、仕事もより一層頑張れますよね。

お読みいただきありがとうございました!